Вход /

Укажите ваш e-mail. Он будет являться вашем логином, а так же на этот адрес будет выслан пароль для входа на сайт.

*— обязательные для заполнения поля
Войти через социальные сети

Нужна ли подпись в электронном письме?

Версия для печати
Нужна ли подпись в электронном письме?

 «Было бы намного удобнее, если бы Ваши контактные данные стояли везде, даже в автоподписи…». А у Вас бывает такое, что приходит письмо, Вам очень нужно связаться с человеком, но найти его контактные данные не можете? А была бы подпись – не было бы проблем.

Нужна ли подпись в электронном письме?

«Было бы намного удобнее, если бы Ваши контактные данные стояли везде, даже в автоподписи…». А у Вас бывает такое, что приходит письмо, Вам очень нужно связаться с человеком, но найти его контактные данные не можете? А была бы подпись – не было бы проблем.

Подпись в электронном письме – это блок стандартной информации, находящийся в самом конце любого электронного письма или сообщения.

Зачем?

Подпись – неотъемлемый атрибут электронного письма. Его отсутствие говорит о Вашем непрофессионализме и бросает тень на репутацию. Подпись в электронном письме выполняет сразу несколько функций.

1. Информативную. Подпись в электронном письме – это своего рода визитка. Укажите, кто Вы и как с вами связаться. Кроме того, наличие и вид подписи свидетельствуют о вашем профессионализме.

2. Рекламную. Указывая свой сайт, вы рекламируете себя – эффективно и бесплатно. А еще подпись, в некотором смысле, создает имидж автору письма и самой компании.

3. Экономит время. Делая подпись автоматической, мы избавляем себя от необходимости вводить одно и то же в разных письмах.

-
pisar.jpg - Сложное письмо? Мало времени? Нужен сторонний взгляд? Хотите эффективных писем в деловой коммуникации? Вы мечтаете, чтобы Ваша переписка приносила доход? Вы хотите сами научиться писать эффективные деловые письма без отрыва от производства? Тогда Вам непременно поможет новый пакет услуг «Писарь», который поможет справиться с любой задачей быстро и качественно. - -
-


Какой должна быть подпись в электронном письме?

Мне встречались самые разнообразные подписи. Одни ограничиваются стандартом вроде «С уважением, господин Х». Другие оставляют еще свои контакты: номера телефонов, адрес, ссылки на сайт, блог и т. д. Третьи в качестве подписи используют разнообразные афоризмы.

Какие данные должна содержать подпись?

Чтобы ответить на этот вопрос, следует учитывать, что подпись должна быть:

1. Информативной.

За эту функцию отвечают такие данные:

Ø Контактная информация (телефон, e-mail, адрес, сайт, блог, соцсети);

Ø Информация о компании и исполнителе;

Ø Отображать род деятельности (должность).

2. Лаконичной.

Оптимальный размер: 3-4 строки, но не более 5-6 коротких строк (около 70-80 знаков).

Громоздкая подпись – утомляет и раздражает. Не стоит в 5-6 строк стараться затолкать абсолютно всю информацию. Отберите самое важное. Разместите там только наиболее важную информацию. К примеру, если у Вас на сайте есть блок «контакты», то достаточно будет указать название компании, свою должность, один контактный номер телефона и адрес сайта компании.

3. Грамотной.

Если в подписи будут грамматические или орфографические ошибки, то вам это не добавит уважения. У адресата может сложиться впечатление, что вы человек безграмотный, неумный, безответственный, и дело с вами лучше не иметь.

4. Красивой.

5. Подпись – наш электронный «портрет». В ней должны гармонично сочетаться цвет, размер и начертание шрифта. Яркой. Подпись должна выделяться на общем фоне письма. Не обязательно выделять ее цветом, но визуально она должна выделяться.

Примеры подписей.


С уважением, начальник отдела персонала

по г. Минску и Минской обл.

группы компаний " АЛМИ"

Валентина Кузнякова


Моб.тел.

Тел.:


С уважением,

специалист отдела подготовки кадров г. Бреста

Олещук Алёна Сергеевна

E-mail: *.a@almi.by

Моб. тел.: (8-029)373-78-95


С уважением, экономист по труду

Матылевич Светлана Анатольевна

Моб.тел.: +375(29) 317-96-60

Рисунок1.jpg


Как ее создать?

Практически все популярные программы позволяют создать стандартный файл подписи, который будет каждый раз автоматически вводиться в конец каждого сообщения, отправляемого по электронной почте. Файл подписи будет входить в состав всех сообщений, которые вы будете рассылать со своего почтового ящика. 

Все реальные и потенциальные клиенты вашей компании, которые общаются с вами по электронной почте, будут постоянно видеть подписи ваших сотрудников во всех письмах.

Если вы до сих пор не разработали свой файл подписи, сделайте это прямо сейчас, следуйте дальнейшим указаниям.

В Mail.ru, Gmail подпись настраивается через меню Настройки во вкладке Еще. Там вы можете указать свои данные, разместить адрес электронной почты и указать ссылки на нужные веб-ресурсы.

В Outlook 2010 подпись настраивается так: Файл – Параметры – Почта – Подписи… В окне подписей вы вводите нужный текст, можете вставлять рисунки, ссылки и т.д.

Следует отметить, что подписей нужно иметь несколько: на разные случаи и для разных адресатов. Все почтовые программы поддерживают возможность создания нескольких подписей.

Как оформить подпись?

Оформление подписи зависит от информации в подписи, рода вашей деятельности, адресата, цели письма и, конечно же, ваших предпочтений.

В стандартных программах поэкспериментировать можно, в основном, только с начертанием шрифта и его цветом.

При этом следует помнить, что каждый шрифт имеет свойство по-разному восприниматься. В электронных письмах лучше использовать шрифты без засечек: Adobe, Arial, Calibri, Cambria. Например:

С уважением,

господин Х.

e-mail: gospodin_x@mail.ru

Тел. 322 22 33

Во-первых, они лучше воспринимаются на экране. Во-вторых, шрифт без засечек позволяет подчеркнуть практичность и здравомыслие. В нем мало эмоциональности. Тем не менее, если вы хотите показать, что вы человек практичный и здравомыслящий, такой шрифт хорошо справится с этой задачей.

С осторожностью следует пользоваться экзотичными шрифтами. Во-первых, не у всех они будут отображаться корректно, а во-вторых, они могут оказать медвежью услугу.

Как разные шрифты влияют на восприятие информации?

Прямолинейные и угловатые шрифты
Ассоциируются с непреклонностью, жестокостью; они характеризуются холодностью, безликостью и механистичностью. Преимущество таких шрифтов – в их читабельности. Если Вам нужно подчеркнуть автоматизм прикрепления подписи, то такой шрифт будет уместен. Он подходит для отображения информации о вас как в визитке. Но не стоит употреблять фраз, фразы: «С уважением», «Искренне ваш» и т.п. Такая подпись будет вызывать отторжение.

Шрифты рукописного стиля
Такие шрифты могут передавать дружелюбие и близкие отношения, симпатию. Такой стиль особенно уместен будет с фразами доброжелательности и личного отношения. Например: «Искренне Ваш…», «С любовью…» и т. д. Такие стили уместны для подписей в личных письмах. Имитация «близости к народу», используемая некоторыми компаниями, выглядит смешно и вызывает ощущение двуличности, неискренности и лицемерия.

Декоративные шрифты
Чаще всего их используют, чтобы подчеркнуть новизну, яркость, индивидуальность. Их не рекомендуют использовать в качестве основного текста, так как они неудобочитаемы. А вот для подписи они вполне подойдут. Именно в подписи уместно проявить индивидуальность. Именно подпись требует выделения из общего текста. А эффект декоративного шрифта позволяет подчеркнуть особенности деятельности.

Можно экспериментировать с цветом, но здесь следует быть осторожным: сильно яркие цвета могут сыграть злую шутку. Важно, чтобы цвет не мешал восприятию информации. И помните, на белом фоне светлые цвета плохо видны.


Валентина Коренная,

филолог, автор тренинга «Навыки делового письма»

-
Тренинг по деловой переписке - Отправляете сотни коммерческих предложений, просьб и других деловых писем каждый день, но не добиваетесь своим посланием нужного результата? Не знаете как ненавязчиво и вежливо напомнить адресату о его обязательствах? Тогда Вам непременно поможет онлайн-тренинг «Навыки делового письма»! Вы можете пройти его в любое удобное время по адресу. - -
-



Мы в социальных сетях

Популярные статьи