Вход /

Укажите ваш e-mail. Он будет являться вашем логином, а так же на этот адрес будет выслан пароль для входа на сайт.

*— обязательные для заполнения поля
Войти через социальные сети

Как написать письмо-ответ.

Версия для печати
Письмо-ответ

Вы считаете, что написание ответа на деловое письмо не проблема? Ответ на письмо партнера или клиента лишь на первый взгляд может показаться делом несложным. Принято считать, что в ответе главное скорость, а не форма. Зачастую, в гонке за скоростью ответа, теряется главное – содержательность. А это неминуемо бьет по репутации компании.

В каких случаях требуется написать ответ?


Чаще всего при запросах, когда нужно ответить на вопрос, что-то уточнить или разъяснить. Отдельную категорию писем-ответов составляют письма-подтверждения, отказы и ответы на претензии.

Как написать исчерпывающее письмо-ответ на запрос?

Для примера возьмем самое простое письмо:

«Уважаемый Петр Петрович!

Ежегодно в последние выходные мая Ваша организация проводила фестиваль «32 мая», на котором собирались творческие люди со всего СНГ. Однако в прошлом году по каким-то причинам фестиваль не состоялся.

Будет ли проводиться фестиваль «32 мая» в 2015 году? Если да, то где и когда?

Для нас очень важно это знать, так как творческая молодежь очень хочет принять в нем участие.

С уважением, Иван Иванович».

1. Обращение

Обращение по имени отчеству или просто по имени – первое, что делает ответ адресным и подтверждает, что Вы отвечаете конкретному человеку. Когда же обращение опускается, письмо становится безликим. Ответ для «галочки».

Здравствуйте, Иван Иванович!

2. Покажите, что читали письмо, на которое отвечаете

Благодарю за интерес к нашему фестивалю и культурному развитию современной молодежи.

3. Уточните вопрос, на который Вы отвечаете

Если я правильно понимаю, Вас интересует судьба фестиваля «32 мая» в 2015 году.

4. Укажите источник, на который ссылаетесь, отвечая на вопрос

Согласно плану культурных мероприятий на 2015 год в Х области

5. Дайте ответ на вопрос

…фестиваль «32 мая» запланирован на последние выходные мая 2015 года. Заезд состоится 29 мая, а выезд – 1 июня.

Более точную информацию о месте проведения фестиваля мы сможем предоставить после 1 апреля 2015 года, так как по этому поводу ведутся переговоры с организаторами.

6. Напишите свое пожелание или просьбу к адресату по поводу данного вопроса.

Свяжитесь, пожалуйста, с нами любым удобным для Вас способом после 1 апреля, чтобы уточнить место проведения и состав Вашей делегации.

7. Поставьте подпись

С уважением, Иван Иванович

8. Оставьте свои контактные данные

Контакты:

e-mail: ii@mail.ru

телефон +7*****98

Конечно же, каждое письмо индивидуально, и говорить об универсальном алгоритме ответа нельзя. Но, отвечая на письмо, важно помнить, что Ваш ответ должен быть написан так, чтобы у адресата не возникало сомнений, что письмо адресовано ему, а не кому-то другому.

Некоторые составляющие можно опускать, например, прощание или ссылку на источник, если такового нет. Однако письмо должно быть исчерпывающим и содержать ответ на поставленный вопрос. 

К сожалению, очень часто приходится получать ответы, не раскрывающие суть вопроса, так называемые ответы-отписки. Вроде бы все по алгоритму, но ответ лишь отдаленно приближен к теме письма, а ответа на конкретный вопрос нет.

Если у Вас возникают сложности при написании ответов, наша новая услуга «Написание деловых писем» для Вас. Опытный специалист поможет Вам подготовить ответ на любое сложное письмо.



Мы в социальных сетях

Популярные статьи