Регистрация /

Совещания: быть или не быть

Версия для печати
Совещания: быть или не быть

Подсчитано, что, в среднем, от трети до половины своего рабочего времени трудовой коллектив компаний тратит на … совещания. Следует отметить, что организация многих из них оставляет желать лучшего. Стоит ли удивляться, что они проходят бессмысленно и неэффективно? 

Более того, чем совещание затянутее, тем сильнее истощается когнитивный ресурс (совокупность мозговых способностей по обработке различного рода информации) его участников. То есть, бестолковые совещания еще и вредны для среднесуточной продуктивности труда штата.

Пять критериев бестолкового совещания

Совещание совещанию рознь. Так, существует 5 критериев, характеризующих данного рода встречу, проводимую в Компании, как неэффективную, бестолковую и вредную.

1. Часто не значит лучше

Corbis-42-29353438.jpg

Почему-то в представлении многих руководителей совещания должны проводиться чуть ли не по несколько раз за день, по любому поводу (зачатую, и без повода).

По мнению автора книги «Прочитать перед следующим совещанием» Ала Питтампалл, существует три типа совещаний, от которых незамедлительно стоит отказаться:

1. Cовещания «для галочки»;

2. Cовещания для информирования;

3. Cовещания, целью которых является общение.

2. Невозможность принятия единого решения

Meetings_1round_the_table.jpg


Другой распространенный стереотип заключается в том, что совещание позволяет найти консенсус путем объединения различных точек зрения или здравой полемики между его участниками. На деле же все иначе: сотрудники просто толкут воду в ступе, не в состоянии договориться о чем-то, и разводят бессмысленные дискуссии.

Совет: чтобы нивелировать негативные последствия данного критерия, следует назначить лицо, ответственное за принятие окончательного решения на основании выраженных мнений, ведь в этом и заключается благая цель совещаний.

3. Много не значит хорошо

150205132310_sleepy_meeting_624x351_thinkstock.jpg

Зачастую на совещания приглашаются все без разбора сотрудники, кто хоть как-то, по факту или в теории, связан с решаемым вопросом. Большое и ничем не обоснованное количество участников приводит к последствиям, описанным в п.2.

Совет: на совещание не следует приглашать абсолютно всех. Половину из потенциальных приглашенных можно просто уведомить о принятом решении. Оставшейся половине сотрудников следует четко обозначить их функциональные обязанности (руководить .помогать в руководстве, фиксировать, следить за соблюдением временных рамок и так далее).

4. Отсутствие четкой цели

meeting_4.jpg


К сожалению, нередки ситуации, когда совещание собирается ради совещания. При этом, четкая его цель не ставится. Результаты этого весьма плачевны:

  •  собравшиеся не понимают необходимости своего присутствия на совещании, равно как и нужды в совещании, как таковом;

  • невозможность принятия решения.

Другой вариацией этого критерия является ситуация, когда цель сбора сотрудников известна только организатору. Ввиду этого коллектив не имеет ни времени, ни возможности подготовиться, драгоценное время тратиться не на поиск решений, а на банальный «ввод в курс дела».

Совет: чтобы совещания были максимально продуктивными, сообщайте о цели их сбора заранее.

5. Отсутствие расписания

4FL2Wx2P.jpg

Нерегламентированные или, что еще хуже, спонтанные совещания не только воруют драгоценное время, но и убивают продуктивность сотрудников на день вперед. Чтобы этого избежать, четко формулируйте время начала и окончания сбора. Также не стоит ждать опоздавших.

Таким образом, чтобы сделать совещания максимально продуктивными, следует:

  • продумывать их количество;

  • приглашать только тех сотрудников, которые непосредственно связаны с поиском решений поставленных задач и могут внести реальный конструктив;

  •  поставить ясную и четкую цель сбора, уведомив о ней приглашенных на совещание заранее;

  •  распределить между собравшимися роли;

  • фиксировать ход обсуждения с целью прийти к определенному решению на основании зафиксированной информации.

meeting-mem1.jpg


Последние отзывы (0)