Регистрация /

Рассказ о потраченном времени

Версия для печати
Рассказ о потраченном времени

Бывало ли у Вас такое, что объем дел не уменьшался, как бы усердно Вы не работали, а разрастался еще больше? И что Вы предпринимали в этот момент? 

Большинство:

  • принимались за работу еще активнее;

  • сокращали время сна и отдыха, чтобы эффективно использовать каждую секунду своего времени;

  • чувствовали себя виноватыми, если решали немного передохнуть…

Во всем вышеперечисленном и заключается главная ошибка современного человека, помешанного на тайм-менеджменте и эффективном использовании всех 24 часов в сутки.

Из истории тайм-менеджмента

Во времена аграрной экономики, вплоть до начала 18 столетия, люди не зацикливались на времени. Они ориентировались на поставленные задачи, не считая, сколько часов затратили на их выполнение, и получали вознаграждение за полученный результат.

Потом случилась промышленная революция. От ручного туда перешли к механизированному, активно строились фабрики и заводы, на которых одновременно могло работать несколько сотен человек.

Появилась необходимость координировать их труд таким образом, чтобы определенные задачи выполнялись в определенное время. Людям стали платить не за результат, а за потраченные на его получение часы.

Конкуренция возрастала и одним из эффективных способов в борьбе за место под солнцем стало бесконечное и беспощадное увеличение продуктивности.

Отцами практики учета рабочего времени и поиска на ее основе путей увеличения выпуска продукции в единицу рабочего времени стали американец Фредерик У. Тейлор (представитель школы научного управления) и француз Анри Файоль (классическая школа управления). Именно они возвели время в ранг идола. С их подачи люди стали оценивать свое благополучие почасово. А некоторые – поминутно.

Современные работники стараются максимально эффективно составлять свои расписания и выжимать максимум из каждой секунды своей жизни. Порой даже кажется, что тайм-менеджмент – панацея от всего, способная сделать нас счастливыми, успешными и абсолютно не уставшими. Но это не так.

Топ- 8 подводных камней тайм-менеджмента

1. Занятость на максимуме

Кажется, что, чем больше дел мы выполним, тем лучше будем контролировать ситуацию. Но, на практике, это мнение ошибочно.

Во-первых, невозможно выполнить много дел сразу качественно и быстро. Во-вторых, для решения большого объема задача необходимо приложить немалые усилия. И, в-третьих, бизнес-среда всегда подкинет новые дела.

Получается, чем больше мы выполняем, тем больше новых задач получаем. Это сродни Гидре – монстру из древнегреческой мифологии, на месте одной отрубленной головы у которого вырастает две новые.

Пример из жизни

Олег, начальник отдела по работе с покупателями, решил посвятить свой рабочий день сортировке писем в электронном ящике и ответам на них. Сделав это, с легким сердцем от пошел домой. На следующий день в ящике его ждало количество писем, в полтора раза превышающее вчерашнее. Отправленные ответы повлекли за собой продолжение переписки с контрагентами.

Казалось бы, Олег эффективно потратил свое рабочее время, избавляясь от дамоклового меча в виде неразобранной почты. Но его ожидания не оправдались. Более того, он оказался загружен корреспонденцией в полтора раза больше, чем был.

2. Частичное вникание

Достижения НТП в виде смартфонов, планшетов и нетбуков позволяют быть на связи чуть ли не 24 часа в сутки и ежесекундно заниматься продуктивной и полезной, казалось бы, деятельностью. На самом же деле, они – злостные воры нашего времени. Из-за них мы дробим его на мелкие части, распыляя внимание на сотню дел, перестаем мыслить глобально, вникать в проблему и анализировать саму ее суть.

Пример из жизни

Иван – гендиректор крупной компании. Посредством приложения Битрикс 24 он на связи со своими заместителями 24 часа в сутки: отвечает на возникающие у них вопросы, дает задания и контролирует их выполнение.

Даже за ужином в кругу семьи он не выпускает из рук телефон, не обращая внимание на рассказы своих домочадцев о том, как прошел их день. В итоге, не решая ничего критичного, что не могло бы подождать до завтра, он портит отношения с семьей.

Частично уделяя свое внимание работе и частично – семье, Иван не может полностью сконцентрироваться на чем-то одном, войти в состояние потока, в котором наши мысли, действия и цели за длительные периоды времени синхронизированы и упорядочены. Попасть в него за несколько секунд нельзя. Необходимо сосредоточить свое внимание.

3. Снижение эффективности

Вопреки мнению, эффективность заключается не в количестве выполненных дел и даже не в их качестве. Под ней понимается умение грамотно расставлять приоритеты и работать над действительно важными задачами.

Однако, современные рабочие реалии заставляют нас принимать решения на основании сиюминутных порывов, в результате чего приоритетными становятся срочные, а не важные дела.

Пример из жизни

Екатерина – главный бухгалтер. Ее рабочий день расписан поминутно. Если появляются срочные дела, ей приходится откладывать решение действительно важных проблем и делать их. В результате этого она устает и не может сгенерировать ничего творческого, если возникает такая необходимость. Это ее угнетает.

4. Время = деньги

Управляя своим временем, можно сделать больше дел. Это факт. Но, зачастую, они являются монотонными. Современные же реалии бизнеса требуют творческих подходов и креативных решений, а не однообразности.

Мнение эксперта

Консультант по проектному управлению в сфере разработки программного обеспечения, Том де Марко, работая с Майкрософт и другими подобными компаниями, пришел к интересному выводу: загонять сотрудников во временные рамки и страшить их просроченным дедлайном – наихудший способ реализации проектов.

Исходя из его жизненного опыта, наиболее успешны те компании, сотрудники которых никуда не торопятся и могут долго размышлять над решением поставленных перед ними вопросов.

Временное ограничение позволяет увеличить скорость механической работы, не требующей умственной работы. Креативные же решения от этого быстрее появляться не станут.

То есть, избавиться от свободного времени и загнать себя в рамки можно. Но, при этом, теряются преимущества, которые это самое свободное время дает.

5. Устаревший подход

Имеющиеся системы организации труда и его оплаты безнадежно устарели. Но, ввиду кажущегося отсутствия альтернатив или неспособности руководителей их увидеть, ими до сих пор активно пользуются. Хотя существует множество инновационных подходов к работе, позволяющих действительно справиться с отвлеченностью от дел и прокладывающих путь дорогу к подлинной эффективности.

Способы борьбы с подводными камнями

Концентрация на важном

Решая поток нескончаемых запросов от внешних и внутренних контрагентов, работники не успевают планировать стратегически.

Вина в это ложится на вышестоящее руководство, зачастую не способное объяснить, какая именно часть работы их сотрудников действительно важна и оказывает прямое влияние на деятельность компании.

Описание же глобальных целей, к которым следует стремиться, позволяет работникам самостоятельно расставлять приоритеты и заниматься решением действительно важных, а не срочных задач.

Концентрация внимания и концентрация на внимании

Данный способ позволяет избегать ненужного отвлечения от дел, успешно решить действительно важную задачу и включать произвольное внимание, когда в этом есть необходимость.

Чтобы не прилагать больших усилий для концентрации внимания, следует отследить временные промежутки за рабочий день, когда Вы максимально внимательны, и решать сложные задачи именно в эти периоды.

Упорядоченность работы

Современные информационные потоки настолько обширны и запутаны, что без их упорядочивания невозможно работать целенаправленно и вдумчиво.

Большинство руководителей не задумываются над выбранными их сотрудниками способами упорядочивания дел. В итоге, эффективная или неэффективная деятельность компании является лишь волей случая, а не результатом грамотного руководства.

Дабы избежать этого, следует внедрять различные программные продукты-систематизаторы и учить сотрудников ими пользоваться. 


Последние отзывы (0)